L'ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI NEL CONTROLLO DI GESTIONE E NEL BUSINESS PLAN

La fase finale del controllo di gestione e/o della redazione del business plan, una volta aver creato i budget aziendali e il nostro bilancio previsionale, è la comparazione e analisi degli scostamenti tra i dati consuntivi e gli obiettivi definiti in sede di impostazione iniziale del sistema. La comparazione è finalizzata alla verifica delle cause degli scostamenti, in modo da comprendere il perché di tali differenze e apportare le necessarie correzioni o alle strategie aziendali o alla programmazione o entrambe.

In dettaglio, il controller provvederà a:

1) Confrontare i dati effettivi con quelli previsionali;

2) Evidenziare gli scostamenti positivi e negativi;

3) Concentrare l’attenzione sugli scostamenti più significativi e procedere alla loro analisi distinguendone le loro componenti. La finalità di quest’ultima fase è quella di comprendere le motivazioni degli scostamenti per apportare azioni correttive che permettano il raggiungimento degli obiettivi programmati.

Di seguito vediamo le principali macro-classi oggetto di analisi degli scostamenti:

• Scostamenti nei ricavi.

Il differenziale tra il consuntivo e il previsionale dei ricavi può essere dovuto a diversità sulle quantità e/o prezzo di vendita, pertanto è necessario scomporre lo scostamento nei elementi che lo hanno causato:

- Quantità;

- Prezzo unitario.

Si consiglia di affiancare a questa scomposizione l’analisi di break even point per valutare congiuntamente anche gli scostamenti sulla marginalità dei singoli prodotti. Infatti, si ricorda, che non sempre una riduzione del fatturato deve essere valutata in senso negativo poiché, in determinate circostanze, l’azienda può aver adottato una politica di razionalizzare delle sue vendite, diminuendo o addirittura azzerando le strategie di marketing verso prodotti/servizi dalla minore marginalità per concentrarsi su quelli produttivi di reddito maggiore. In sostanza, quantitativamente meno vendite, meno ricavi, ma reddito più alto.

• Scostamenti nei costi variabili.

Le cause di questo tipo di scostamento possono essere:

- Volume di produzione diverso da quello pianificato;

- Diversa quantità di fattori produttivi consumati per unità di prodotto;

- Variazione dei prezzi di acquisto dei fattori produttivi.

• Scostamenti dei costi fissi.

In ottica dell’analisi della variazione del break even point, si rende necessario calcolare e analizzare la parte di fatturato assorbita dai costi fissi.

In questa fase è di fondamentale importanza tenere distinto il ruolo del controller da quello del management aziendale. Se da una parte il controllo di gestione (e il controller) aiuta la pianificazione e l’attività di analisi degli scostamenti, dall’altro devono essere i manager a valutare i documenti di reporting e, sulla base di essi, assumere le decisioni strategiche per la propria azienda. Non devono essere confuse le competenze e i ruoli del controller con quelle degli amministratori. Il compito del controller è quello di fornire agli amministratori una serie di dati e notizie indispensabili al processo decisionale tramite il sistema di analisi della capacità del ciclo produttivo di creare liquidità oltre a supportare il processo di pianificazione economico-finanziaria. Dall’altro lato, deve essere il manager a valutare gli scostamenti tra i risultati consuntivi e quelli preventivati per individuare strategie aziendali nuove e maggiormente efficaci.  

A titolo meramente esemplificativo (e non esaustivo), riportiamo di seguito alcune tipologie di scostamenti ed eventuali motivazioni:

• Scostamenti costi materie prime.

Eventuali motivazioni:

- Aumento del costo delle materie prime ai quali non è corrisposto un adeguamento dei prezzi di vendita.

- Variazione della politica del magazzino, per cui il management aziendale ha deciso di acquistare più scorte rispetto alla pianificazione. In tal caso è necessario comprendere se questa minore liquidità a disposizione dell’impresa può influire o meno sulla sua futura capacità di spesa (in tal caso ridurremo il budget degli acquisti futuri).

- Inefficienze nel ciclo produttivo che determinano un maggiore consumo delle materie prime per la produzione dei beni.

• Scostamenti costo del personale.

Eventuali motivazioni:

- Eccedenza nel numero di dipendenti;

- Minore resa del personale data dalla scarsa resa di uno o più dipendenti;

- Disorganizzazione nel lavoro di squadra, con dipendenti che raddoppiano il loro lavoro a seguito di una scarsa pianificazione o da procedure interne inefficaci e/o inesistenti.

- Clima aziendale non ottimale, caratterizzato da conflitti tra i componenti del personale con conseguente scarsa resa produttiva sul luogo di lavoro.

• Scostamenti costo del carburante.

Eventuali motivazioni:

- Aumento della benzina al quale dobbiamo capire se variare o meno il prezzo del nostro bene e servizio, in particolar modo in alcune tipologie di imprese (es. Trasporti);

- Aumento dell’uso delle autovetture o autocarri, al quale comprendere se dovute a inefficienze nelle procedure interne dell’impresa. Pensiamo a un’azienda che fornisce i propri venditori di autovetture per incontrare potenziali clienti. In tal caso si renderà necessario capire se a fronte dell’incremento del costo del carburante (e quindi del numero di viaggi ovvero del numero di potenziali clienti incontrati) i venditori in questione sono riusciti a incrementare effettivamente il numero dei propri clienti. In caso contrario sarà necessario analizzare la capacità dei venditori stessi e/o la politica di marketing.

• Scostamenti dei ricavi.

Eventuali motivazioni:

- Prezzi di vendita inferiori a quelli di mercato;

- Prodotto o servizio qualitativamente inferiore alla concorrenza;

- Nel caso di attività aperta al pubblico, eventuale incapacità dei nostri venditori nel convincere i potenziali clienti sulla bontà del nostro prodotto;

• Scostamenti della liquidità finale prodotta dall’azienda.

Eventuali motivazioni:

- Peggioramento della politica degli incassi dei crediti;

- Presenza di costi imprevisti che hanno ridotto il reddito;

- Mancata programmazione delle uscite finanziarie a seguito del licenziamento di un dipendente (pagamento TFR);

- Mancata resa di un investimento (es. Acquisto di un macchinario) per il quale stiamo pagando le rate del finanziamento.

Dott. Caglieri Simone