L’importanza dei dipendenti per un’impresa non la scopriamo certo oggi, soprattutto in un’epoca come quella attuale dove le aziende di tutto il mondo stanno affrontando la crescente difficoltà nel reperire e trattenere personale specializzato. Questo problema non solo limita la capacità di crescere e innovare, ma ha anche un impatto diretto sulla produttività del personale esistente. Basti pensare che secondo un recente studio condotto dalla Commissione Europea, il 77% delle aziende ha difficoltà ad assumere candidati con le competenze adeguate.
Per tale motivo, quantificare, monitorare e valorizzare la produttività dei nostri dipendenti è una sfida cruciale per il futuro delle nostre imprese.
Nel presente articolo esploreremo i principali indicatori e le tecniche di analisi.
IL CONCETTO DI PRODUTTIVITA’
Prima di entrare nel vivo dell’argomento odierno, ritengo opportuno soffermarmi sul significato di “produttività”, concetto che troppo spesso viene confuso con quello di “costo”.
Nella mia esperienza professionale di controller, in diverse occasioni mi sono trovato a confrontarmi con imprenditori che si lamentavano del proprio personale, basando le proprie critiche sul loro costo, senza però concentrare la propria attenzione sulla principale domanda da porsi è: quanto produce il mio team di dipendenti?
Il concetto generico di produttività si riferisce alla quantità di output generato per unità di input. In termini semplici, la produttività misura l'efficienza con cui le risorse – come il tempo, il denaro e il lavoro – vengono utilizzate per produrre beni o servizi. Una forza lavoro produttiva è in grado di generare maggior valore in meno tempo, contribuendo al successo complessivo dell'azienda.
Esemplificando, se per la mia azienda due dipendenti hanno il medesimo costo di 100 con la differenza che il primo “produce” un fatturato di 200 mentre l’altro di 300, dovendo scegliere chi tra i due mantenere all’interno del mio organico, la scelta non potrà che ricadere sul secondo lavoratore. La sua produttività, infatti, è maggiore in considerazione del fatto che a parità di costo (input) il fatturato (output) prodotto è più alto.
TECNICHE PER CALCOLARE E MONITORARE LA PRODUTTIVITA’ DEL DIPENDENTI
In primo luogo, le tecniche di analisi e monitoraggio devono essere svolte:
- Nel tempo, esaminando l’evoluzione della produttività nel corso dei vari mesi e/o anni.
- Nello spazio, confrontando la produttività dei dipendenti rispetto a quelle medie dei concorrenti.
I principali strumenti di analisi sono:
Analisi sintetica;
Indice di CLUP;
Analisi settoriale;
Analisi con budget.
ANALISI SINTETICA
Il primo indicatore che prendiamo in esame non è un indice riconosciuto dalla letteratura economico-finanziaria bensì possiamo definirla come una “regola non scritta”, secondo cui il costo dei dipendenti (salari e stipendi, oneri sociali Inps e accantonamento TFR) non dovrebbe superare il 30% del fatturato. Infatti, esperienza consolidata suggerisce che il fatturato prodotto dai dipendenti deve essere pari minimo a tre volte il costo del personale (ad esempio se il costo del personale è di € 100.000, il fatturato deve essere minimo pari ad € 300.000).
Questa tecnica di analisi presenta aspetti positivi e negativi:
Positivi.
E’ un indice immediato e di semplice lettura, in grado di informarci, a una prima vista del bilancio, se vi sono dei potenziali problemi di produttività e/o costo del lavoro. A questo aspetto, si aggiunga che questa tecnica può essere applicata alla maggior parte delle aziende.
Negativi.
In primo luogo, la tecnica di analisi in commento non ci fornisce un valore empirico utilizzabile per effettuare una valutazione precisa e completa della produttività del nostro personale tramite un monitoraggio nel tempo e/o nello spazio, proprio perché ci mette a disposizione un’informazione immediata ma (troppo) semplicistica. Ciò comporta l’impossibilità di procedere a successive analisi indispensabili, ad esempio, per comprendere le cause di un’ipotetica riduzione della produttività. Inoltre questo indicatore non è utilizzabile per tutte le tipologie di aziende, con il concreto rischio di indurre l’imprenditore in valutazioni errate, soprattutto in certe tipologie di imprese dove la consistenza del costo del personale è più alta rispetto ad altri settori di mercato (si pensi alle prestazioni di servizi oppure alle cooperative di lavoro).
INDICE DI CLUP
L’indice di CLUP misura l’efficienza del lavoro mettendo in rapporto il costo del personale (input) e il valore aggiunto (output).
CLUP = Costo del lavoro / valore aggiunto
Il valore aggiunto è il nostro “output”, in quanto esprime l’incremento di valore dei beni a seguito del ciclo produttivo o, se preferiamo, esprime la capacità dell’impresa di aggiungere valore ai fattori produttivi (materie prime, «personale», ecc.) mediante il ciclo produttivo. Di seguito si riporta la formula aritmetica per il suo calcolo.
+ Valore della produzione
- Consumi di materie prime
- Costi godimento beni di terzi
- Spese per servizi
= Valore aggiunto
La lettura dell’indice di CLUP è semplice: una sua crescita significa che la produttività del personale sta peggiorando, e viceversa.
Alcuni consigli per la sua quantificazione e analisi:
Nella quantificazione del costo del personale è necessario sommare, oltre agli oneri riferiti ai dipendenti (salari e stipendi, inps e TFR), eventuali compensi occasionali. I compensi amministratori, invece, meritano una particolare riflessione. Nella maggior parte delle aziende italiane i soci, ricoprendo anche l’incarico di amministratori della medesima società, possono decidere di remunerare il loro investimento imprenditoriale o con la distribuzione di utili e/o con i compensi amministratori. Ciò fa sì che in determinate ipotesi, i soci amministratori ricevono compensi che, di fatto, rappresentano una forma di distribuzione anticipata degli utili. A questo si aggiunga che non sempre gli amministratori ricoprono un ruolo esclusivamente “amministrativo”, parzialmente lavorando attivamente nel ciclo produttivo. Questi sono aspetti da valutare attentamente poiché è opportuno aggiungere al “costo del personale” quella parte dei compensi dei soci amministratori che lavorano all’interno dell’azienda, ma che non costituiscono una forma di distribuzione anticipata degli utili.
L’obiettivo principale dell’indice di CLUP non è solo quello di quantificare l’efficienza del personale, ma anche quello di comprendere le motivazioni che stanno alla base di un suo miglioramento o peggioramento.
Per tale motivo, al fine di una sua completa lettura, consiglio di affiancargli altri indici quali:
- Costo del personale pro capite = Costo del personale : numero dipendenti
- Valore aggiunto pro capite = Valore aggiunto : numero dipendenti
- Fatturato pro capite = Fatturato : numero dipendenti
ANALISI SETTORIALE
L’indice di CLUP ci permette di esaminare lo sviluppo nel tempo dell’efficienza del lavoro, senza però fornirci il dato ideale (benchmark) del costo del personale o della produttività.
Una crescita della produttività del mio team del 5% può sembrare un dato positivo ma, in realtà, è necessario inserire questo dato all’interno di una valutazione globale. L’incremento del 5% è, nel tempo, un dato positivo ma può acquisire un’accezione negativa se, ad esempio, l’indice di CLUP della mia azienda è del 40% mentre quella media dei miei concorrenti è del 30%.
Si rende necessario, quindi, affiancare all’analisi nel tempo una di tipo settoriale. In primo luogo, una volta identificati i settori di mercato in cui la nostra azienda opera (tramite i codici ATECO), è necessario individuare un database di informazioni economico-finanziarie. Esistono diverse banche dati che forniscono statistiche settoriali: chi vi scrive generalmente utilizza le informazioni contenute nel Cerved, Istat e Icribis, dove è possibile individuare (o calcolare) i seguenti aggregati che abbiamo già imparato a conoscere:
- Costo del lavoro settoriale.
- Valore aggiunto settoriale.
- Indice di CLUP settoriale
Non sempre i codici Ateco identificano perfettamente la tipologia di attività che svolge la nostra impresa. Ad esempio, il settore metalmeccanico è costellato da un vasto numero di mercati di nicchia, con il rischio concreto di utilizzare degli indici settoriali legati al nostro codice ATECO ma che, concretamente, non sono correttamente utilizzabili. In tal caso è consigliabile individuare come benchmark, invece del codice ATECO, alcune aziende concorrenti che svolgono il nostro medesimo core business.
ANALISI CON BUDGET
Se da una parte le imprese sviluppano il proprio sistema di contabilità generale per rispettare gli obblighi di legge – si pensi, ad esempio, all’obbligo di redazione del bilancio e la sua pubblicazione presso il Registro delle imprese o la presentazione della dichiarazione dei redditi della nostra impresa -, dall’altro le esigenze informative degli imprenditori per prendere delle decisioni strategiche necessitano del supporto di un sistema aggiuntivo di amministrazione e controllo che prende il nome di controllo di gestione, il quale consiste in due fasi: 1) pianificazione; 2) monitoraggio
La pianificazione è il processo di definizione degli obiettivi aziendali e di determinazione delle azioni e delle risorse necessarie per raggiungerli.
All’interno di un controllo di gestione, quindi, è possibile monitorare e analizzare la produttività del personale tramite il budget del personale.
Il budget è uno strumento di programmazione consistente in un documento previsionale in cui vengono indicate le risorse economiche che una data organizzazione prevede di spendere, in uno specifico arco temporale, al fine di ottenere un determinato risultato. Nel nostro caso, il budget del personale pianifica lo sviluppo del costo della forza lavoro – compresi straordinari, ferie, ratei ecc. - che sarà impiegata dall’azienda nel corso dell’anno, in considerazione delle risultanze del budget della produzione e, quindi, del tempo che sarà necessario per la realizzazione dei beni/servizi.
Una volta aver pianificato il budget del personale, il passo successivo sarà quello del monitoraggio, cioè un sistema definito di feedback dove vengono comparati e analizzati gli scostamenti tra i dati consuntivi e gli obiettivi definiti in sede di impostazione della nostra pianificazione. In altre parole, il monitoraggio viene svolto confrontando il costo del personale e la sua produttività pianificata con quella “consuntiva”. Questa comparazione è finalizzata alla verifica delle cause degli scostamenti, in modo da comprendere il perché di tali differenze e apportare le necessarie correzioni o alle strategie aziendali o alla programmazione stessa.
Dott. Caglieri Simone
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